Werkgevers &
Xpert Suite

Om onze klanten zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, hebben wij voor een nieuwe, extra veilige softwareoplossing gekozen: Xpert Suite.

Om de persoonlijke gegevens van gebruikers te beschermen sturen we documenten niet meer per mail maar kun je ze inzien via het portaal. Je ontvangt een e-mail met een directe link naar het portaal als er een document klaarstaat.

• Xpert Suite has a clear and user-friendly customer portal.
• Personal data is protected according to current laws and regulations and we prevent data leaks by no longer sending documents by e-mail but by sharing them via the portals.

Op deze pagina vindt je ook handleidingen voor het portaal. In deze handleidingen wordt het startscherm uitgelegd en kan je terugvinden hoe je dossier(s) kan volgen van werknemers.

Een super-user is een gebruiker binnen het klantportaal die verantwoordelijk is voor het gebruikersbeheer van de organisatie. Deze super-users kunnen gebruikers aanmaken, wijzigen en verwijderen. Ook kan de super-user autorisaties toekennen aan de gebruikers. Hiermee wordt bepaald welke werknemersdossiers kunnen worden ingezien. De super-user kan accounts aanmaken voor HR-medewerkers en leidinggevenden. Onder handleidingen vind je een document dat het verschil uitlegt tussen beide rollen.

Als je je wachtwoord bent vergeten, kies dan ‘wachtwoord vergeten’.
Hierna ontvang je een link op jouw e-mailadres om een nieuw wachtwoord in te voeren.

Ben je je gebruikersnaam vergeten of lukt het niet om in te loggen, neem je contact op met de superuser in jouw organisatie.
Die weet wat jouw gebruikersnaam is en kan jou opnieuw een uitnodigingsmail sturen om een account aan te maken.

De meest voorkomende redenen waarom je deze gegevens niet kunt inzien:

1. Je typt het verkeerde nummer in. Het nummer moet een 4-cijferig referentienummer nummer zijn. Geen debiteurnummer. Of welk ander nummer dan ook.
2. Je wilt een factuur inzien van VOOR de migratie vanuit K2A. Dat is helaas niet mogelijk.
3. Wellicht heb je in jouw werkomgeving een popup-blocker aan staan. Deze popup-blocker moet worden uitgezet. Vraag je eigen IT-afdeling/beheerder om hulp.

Hieronder een voorbeeld van een scherm waarbij de pop-up blocker aanstaat.

Op de vrijdag voordat jouw organisatie overgezet wordt naar Expert Suite, informeren wij ook jullie medewerkers die nu ook gebruik maken van ons cliëntportaal. Zij krijgen op de dag van de overgang een e-mail waarmee ze hun nieuwe account voor het portaal kunnen activeren. Deze link is 7 dagen geldig. 

Wanneer er een account voor je is aangemaakt, ontvang je eerst een mail met een link om je account te activeren en een wachtwoord aan te maken. Hierbij moet je een aantal stappen doorlopen. Klik op de link in de ontvangen mail om een wachtwoord aan te maken. De gebruikersnaam zie je ook meteen in dit scherm. Je registreert je mobiele telefoonnummer, waarna je op ‘bevestig SMS versturen’ klikt. Let op: voer het nummer in zonder streepje. Let op: Je kan er ook voor kiezen om een authenticatie app te gebruiken in plaats van een SMS via je mobiele nummer.

Zodra je dit hebt gedaan, kan je inloggen met je gebruikersnaam en wachtwoord op login.xpertsuite.nl. Aangezien Xpert Suite werkt met persoonsgegevens, wordt er altijd gevraagd om nog een extra stap om jezelf te identificeren door een code via SMS of authenticatie app.

Xpert Suite meets all the highly security requirements and standards that we set for all software packages that we use. In Xpert Suite all personal data are protected. The protal doesn't share any information by e-mail, only via the secured portal-log in.

Binnen iedere organisatie kunnen een of meerdere superusers worden doorgegeven. Deze superusers zijn verantwoordelijk voor het aanmaken, wijzigen en verwijderen van accounts voor HR-medewerkers en leidinggevenden. Zodra een account is aangemaakt voor een gebruiker ontvangt deze een e-mail met de logingegevens om het account te activeren en een wachtwoord aan te maken. Deze logingegevens zijn 7 dagen geldig.

Als je wel kunt inloggen als HR of leidinggevende, maar geen werknemersdossiers kunt inzien, staan de autorisaties niet goed ingesteld. Neem contact op met de Superuser in jouw organisatie en geef aan voor welke afdeling(en) jij de dossiers moet kunnen inzien.

We gaan onze klanten stapsgewijs overzetten naar Xpert Suite. Dat betekent dat we klanten tijdig informeren op welke datum ze overgaan en wat dat precies voor ze betekent.  

Je vindt hier alle handleidingen

Je vindt hier alle instructie video's